Uusi työntekijä on aloittanut, mutta kaikki ei sujukaan odotetusti. Samoja asioita joutuu neuvomaan uudelleen, työtehtävissä tulee virheitä eikä työntekijä tunnu pääsevän kunnolla vauhtiin.
Esihenkilön mielessä saattaa herätä epäilys: tuliko rekrytoinnissa tehtyä väärä valinta?
Ennen johtopäätöksiä kannattaa kuitenkin pysähtyä miettimään, onko työntekijä saanut riittävästi opastusta, aikaa harjoitella ja mahdollisuuden kysyä apua.
Onnistunut perehdytys ei tarkoita vain työtehtävien esittelyä ensimmäisinä päivinä. Sen tarkoituksena on auttaa työntekijää oppimaan työnsä, ymmärtämään odotukset ja löytämään paikkansa työyhteisössä.
Mistä tunnistaa puutteellisen perehdytyksen?
Perehdytyksen puutteita ei aina huomaa heti. Uusi työntekijä saattaa vaikuttaa pärjäävän hyvin, vaikka moni asia olisi jäänyt hänelle epäselväksi.
Ehkä hän ei kehtaa kysyä samoja asioita uudelleen. Tai ehkä hän ei edes tiedä, että työpaikalla on jokin tietty tapa hoitaa tehtävä.
Puutteellinen perehdytys voi näkyä esimerkiksi näin:
- Työntekijä ei tiedä, mitä häneltä odotetaan.
- Samoissa työtehtävissä tapahtuu toistuvasti virheitä.
- Eri ihmisiltä saadut ohjeet ovat ristiriitaisia.
- Työntekijä ei tiedä, keneltä kysyä neuvoa.
- Kukaan ei seuraa, miten työn oppiminen etenee.
Yksittäiset virheet kuuluvat uuden työn opetteluun. Jos ongelmat kuitenkin jatkuvat, kannattaa selvittää, mistä ne johtuvat.
Ennen kuin arvioimme, ettei työntekijä osaa, on hyvä varmistaa, että hänelle on todella opetettu, miten työ kuuluu tehdä.
Miksi perehdytys jää usein puutteelliseksi?
Monessa yrityksessä perehdytyksen merkitys ymmärretään hyvin. Haasteena on kuitenkin kiire ja se, ettei perehdyttämiselle tahdo löytyä aikaa muiden töiden keskeltä.
Uudelle työntekijälle saatetaan nimetä kokenut työkaveri, joka näyttää, miten asiat tehdään. Perehdyttäjällä on kuitenkin myös omat työtehtävänsä, jolloin opastaminen tapahtuu sopivien hetkien välissä.
Lisäksi oman työn erinomainen hallinta ei automaattisesti tarkoita, että työntekijä osaa opettaa sen toiselle.
Perehdyttäminen vaatii taitoa selittää asioita, ohjata oppimista ja huomioida uuden työntekijän tarpeet. Myös perehdyttäjä tarvitsee selkeät ohjeet, riittävästi aikaa ja tarvittaessa tukea tehtäväänsä.
Jos perehdytykseen osallistuu useampi henkilö, voi käydä niin, että jokainen olettaa jonkun muun jo opettaneen tietyn asian.
Hyvä perehdytys ei synny vain nimeämällä vastuuhenkilö. Myös perehdyttäjälle pitää antaa mahdollisuus onnistua tehtävässään.
Työnantajalla on lisäksi lakisääteinen velvollisuus huolehtia työntekijän riittävästä opetuksesta ja ohjauksesta erityisesti työn turvallisuuden ja terveellisyyden näkökulmasta.
Miksi perehdytyksen suunnittelu kannattaa tehdä etukäteen?
Kiirettä ei aina voida poistaa, mutta sen vaikutusta perehdytykseen voidaan vähentää.
Jos perehdytyksen aikatauluja ja vastuita ei ole mietitty etukäteen, opastaminen saattaa jäädä sen varaan, milloin jollakulla sattuu olemaan aikaa.
Silloin uusi työntekijä voi joutua odottamaan vastauksia kysymyksiinsä, ja perehdyttäjä yrittää sovittaa opastamisen muiden töidensä väliin.
Hyvin suunnitellussa perehdytyksessä myös ajankäyttö on huomioitu. Kun vastuista, aikatauluista ja yhteisistä keskusteluista on sovittu ennakkoon, perehdytys ei jää jatkuvan järjestelyn varaan.
Samalla uusi työntekijä tietää, milloin hän saa ohjausta ja mahdollisuuden keskustella esihenkilön kanssa. Työn turvalliseen tekemiseen liittyvät epäselvyydet on silti aina selvitettävä viipymättä.
Perehdytyksen suunnittelussa ei ole kyse vain siitä, mitä työntekijälle opetetaan, vaan myös siitä, miten oppimiselle järjestetään aikaa.
Mitä tehdä, jos perehdytys ei ole onnistunut?
Jos perehdytyksessä huomataan puutteita, ensimmäinen ajatus voi olla, että työntekijä tarvitsee vain lisää opastusta.
Aina ratkaisu ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen.
Joskus ongelma liittyy työntekijän osaamiseen, toisinaan epäselviin vastuisiin tai siihen, ettei perehdyttäjällä ole ollut riittävästi aikaa tai tukea tehtäväänsä.
Siksi on tärkeää tunnistaa, mistä haasteet todella johtuvat. Muuten samoihin ongelmiin voidaan törmätä myös seuraavan uuden työntekijän kohdalla.
Perehdytyksen toimivuutta kannattaa tarkastella sekä uuden työntekijän että perehdyttäjien näkökulmasta. Myös työntekijän aiempi kokemus ja yksilölliset oppimistarpeet vaikuttavat siihen, millaista perehdytystä hän tarvitsee.
Perehdytyksen ongelmat eivät aina kerro epäonnistuneesta työntekijästä. Joskus ne paljastavat, että yrityksen toimintatavoissa on kehitettävää.
Kaipaako yrityksesi perehdytys selkeyttä?
Perehdytyksen haasteet voivat näkyä toistuvina virheinä, ylimääräisenä työnä tai jatkuvana kiireenä. Niiden taustalla olevia syitä ei kuitenkaan aina ole helppo tunnistaa oman arjen keskeltä.
Jos perehdytys tuntuu vievän paljon aikaa mutta ei silti tuota toivottua tulosta, sen toimintatapoja voi olla hyvä tarkastella uudesta näkökulmasta.
Autan mielelläni yrityksiä kehittämään perehdytystä niin, että se tukee sekä uusia työntekijöitä että heidän perehdyttämisestään vastaavia henkilöitä.
Tutustu perehdytyksen kehittämisen palveluihini tai ota yhteyttä, niin keskustellaan yrityksenne tilanteesta.