Työtehtävät jäävät kesken, sovitut asiat eivät toteudu tai työn jälki ei vastaa odotuksia. Esihenkilönä saatat huomata miettiväsi, mistä oikein on kyse ja miten asiaan pitäisi puuttua.
Tilanne voi olla turhauttava, etenkin jos samoista asioista on jo keskusteltu. Samalla pitäisi huolehtia siitä, että työt sujuvat ja koko työyhteisö pystyy toimimaan.
Työntekijän alisuoriutumiseen kannattaa tarttua ajoissa, mutta ennen johtopäätöksiä on hyvä selvittää, mistä tilanne johtuu. Aina kyse ei ole työntekijän osaamisesta tai motivaatiosta. Joskus taustalta löytyy epäselviä odotuksia, puutteita perehdytyksessä tai työn organisointiin liittyviä haasteita.
Mistä työntekijän alisuoriutuminen voi johtua?
Alisuoriutumisesta puhutaan yleensä silloin, kun työntekijän suoriutuminen jää toistuvasti alle sen, mitä työtehtävässä voidaan perustellusti odottaa.
Ennen kuin tilannetta lähdetään korjaamaan, kannattaa kuitenkin pysähtyä miettimään, ovatko odotukset olleet kaikille yhtä selviä.
Esihenkilön on hyvä kysyä itseltään:
- Tietääkö työntekijä, mitä häneltä odotetaan?
- Onko hän saanut riittävän perehdytyksen ja tarvittavan tuen?
- Onko työmäärä kohtuullinen suhteessa käytettävissä olevaan aikaan?
- Onko työntekijä saanut palautetta työstään jo aiemmin?
Joskus näihin kysymyksiin vastaaminen paljastaa, ettei ongelma olekaan aivan siellä, missä sen aluksi ajateltiin olevan.
Toisinaan työntekijä tarvitsee lisää ohjausta tai osaamisen vahvistamista. Joskus taas on tarpeen tarkastella työnjakoa, johtamiskäytäntöjä tai sitä, miten tavoitteista on sovittu.
Ennen kuin odotamme työntekijältä muutosta, meidän on varmistettava, että hänellä on myös edellytykset onnistua työssään.
Miten alisuoriutuminen otetaan puheeksi?
Vaikeista asioista puhuminen ei ole aina helppoa – varsinkaan silloin, kun kyse on oman työntekijän suoriutumisesta.
Esihenkilö saattaa miettiä, miten työntekijä reagoi, loukkaantuuko hän tai syntyykö keskustelusta ristiriita. Asian lykkääminen voi tuntua helpommalta vaihtoehdolta, mutta harvoin se parantaa tilannetta.
Keskusteluun kannattaa valmistautua keräämällä konkreettisia esimerkkejä. Sen sijaan, että toteaisit työntekijän olevan huolimaton, voit kertoa, mitkä tehtävät ovat jääneet kesken tai missä työn laatu ei ole vastannut sovittua.
Sen jälkeen on tärkeää antaa työntekijälle mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä. Voi olla, että taustalla on jotakin, mitä et esihenkilönä ole tullut huomanneeksi.
Keskustelussa voi kysyä esimerkiksi: ”Miltä työtilanteesi tällä hetkellä tuntuu? Onko jokin asia vaikeuttanut tehtävistä suoriutumista?”
Tämä ei tarkoita, että ongelma pitäisi hyväksyä tai odotuksista luopua. Kyse on siitä, että tilanteeseen löydetään oikea tapa puuttua.
Tavoitteena ei ole etsiä syyllistä, vaan ymmärtää, mikä ei toimi ja miten asia saadaan korjattua.
Miten sovittuja muutoksia seurataan?
Hyvä keskustelu on tärkeä alku, mutta yksin se ei vielä riitä.
Keskustelun päätteeksi molemmilla pitäisi olla selkeä käsitys siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Mitä työntekijältä odotetaan? Millaista tukea hän saa? Milloin katsotaan yhdessä, onko tilanne muuttunut?
Vältä liian yleisiä tavoitteita, kuten ”työn laadun pitää parantua”. Sopikaa mieluummin konkreettisesti, mitä parantuminen tarkoittaa juuri kyseisessä työssä.
Sovitut asiat kannattaa myös kirjata ylös. Näin kumpikaan ei joudu myöhemmin arvailemaan, mistä keskustelussa sovittiin.
Ja yksi asia, joka helposti unohtuu: huomaa myös onnistumiset.
Jos työntekijän toiminnassa tapahtuu myönteistä muutosta, siitä kannattaa antaa palautetta. Pelkkien puutteiden seuraaminen ei yleensä ole paras tapa rakentaa pysyvää muutosta.
Milloin tilanteeseen tarvitaan ulkopuolista apua?
Joskus tilanne ei etene, vaikka keskusteluja olisi käyty ja tavoitteista sovittu. Esihenkilö voi huomata pyörittelevänsä samoja kysymyksiä yhä uudelleen: onko tehty tarpeeksi, pitäisikö toimia toisin ja mikä olisi seuraava askel?
Erityisesti pienemmissä yrityksissä nämä tilanteet voivat jäädä yrittäjän tai esihenkilön ratkaistaviksi ilman oman HR-asiantuntijan tukea.
Ulkopuolisesta näkökulmasta voi silloin olla hyötyä. Asiantuntija voi auttaa jäsentämään tilannetta, arvioimaan jo tehtyjä toimenpiteitä ja suunnittelemaan, miten asiassa kannattaa edetä.
Jos tilanteessa harkitaan varoitusta tai muita työsuhteeseen vaikuttavia seuraamuksia, niiden edellytykset on arvioitava erikseen. Alisuoriutuminen ei automaattisesti tarkoita, että työsuhteen päättämiselle olisi perusteet.
Kaipaatko tukea haastavaan henkilöstötilanteeseen?
Työntekijän suoriutumiseen liittyvät tilanteet eivät aina ole yksinkertaisia, eikä jokaiseen ongelmaan löydy valmista ratkaisua.
Jos pohdit, miten tilanteessa kannattaisi edetä, autan mielelläni. Joskus jo ulkopuolisen kanssa keskusteleminen auttaa näkemään tilanteen uudesta näkökulmasta ja löytämään selkeämmän suunnan eteenpäin.
Voit tutustua esihenkilötyön kehittämisen palveluihini tai ottaa yhteyttä, niin jutellaan tilanteestanne.